มัคคุเทศก์ เขียนอีเมลถึงอาจารย์ และ ตัวอย่างการเขียนอีเมลถึงอาจารย์

เขียนอีเมลถึงอาจารย์ ต้องการให้คุณคิดมากขึ้น การเรียนรู้เป็นรากฐานสำหรับอาชีพในอนาคตของคุณ ดังนั้นคุณควรโต้ตอบกับการสื่อสารอย่างมืออาชีพมากที่สุด รวมถึงการเขียนอีเมลด้วย เมื่อเป็น เขียนอีเมลหาอาจารย์ สำหรับครู คุณต้องใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวเสมอและเริ่มต้นด้วยคำทักทายที่สุภาพ นี่คือคู่มือ การเขียนอีเมลหาอาจารย์ ที่ได้มาตรฐานที่สุดที่คุณสามารถอ้างถึงได้ . โปรดปรึกษากับ Rebirth !

เขียนอีเมลหาอาจารย์

แม้ว่าบางครั้งอาจจำเป็นต้องส่งอีเมลถึงครูของคุณเพื่อชี้แจงคำถามของคุณ แต่ก็มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรปฏิบัติตาม ประการแรก สิ่งสำคัญคือคุณต้องเคารพเวลาครูของคุณ ไม่มีใครต้องการรับอีเมลที่มีย่อหน้าเต็มเก้าย่อหน้า การเขียนอีเมลถึงอาจารย์ ที่เหมือนนวนิยายสำหรับครูของคุณอาจไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการชะลองานที่ได้รับมอบหมาย

การพูดให้สั้นและตรงประเด็น ข้อความของคุณจะชัดเจนและรอบคอบ ซึ่งจะทำให้ครูมีแนวโน้มที่จะตอบและจัดการกับข้อกังวลทั้งหมดของคุณ

สร้างความประทับใจด้วยการตรวจสอบคำถามอีกครั้ง

ครูมักจะจัดเตรียมสื่อการสอนที่จำเป็นทั้งหมดให้กับนักเรียนในวันแรกของชั้นเรียน ทุกคำถามจะมีคำตอบอยู่ในกองเอกสารนั้น แม้ว่าครูจะสนับสนุนให้นักเรียนถามคำถามเสมอ แต่จะน่ารำคาญมากหากมีคำตอบในเอกสาร นี่จะทำให้ครูคิดว่าคุณไม่จริงจังกับการเรียน ไม่เรียน และไม่ศึกษาเนื้อหาที่เรียนมา

ดังนั้น ก่อนถามคำถามใด ๆ คุณควรศึกษาข้อมูลก่อน คุณสามารถอธิบายปัญหาของคุณในอีเมลถึงครูของคุณ แจ้งให้ครูทราบว่าคุณได้อ่านเนื้อหาแล้วและไม่เข้าใจปัญหา

โปรดใช้บัญชีอีเมลของคุณ

• โดยเฉลี่ยแล้ว ครูสามารถรับอีเมลต่างๆ ได้หลายร้อยฉบับต่อวัน รวมทั้งอีเมลขยะ หากคุณใช้บัญชีอีเมลที่ไม่ได้รับอนุญาต ครูของคุณอาจคิดว่านี่เป็นสแปมและเพิกเฉย
• ในกรณีนี้ คุณควรใช้อีเมลที่มีชื่อของคุณเอง หากมีอีเมลที่ทางโรงเรียนจัดเตรียมไว้ให้ อีเมลทั่วไปของชั้นเรียน คุณควรใช้อีเมลเหล่านั้น ดังนั้นครูจะสังเกตเห็นได้ง่ายและอีเมลจะมีความเป็นมืออาชีพมากขึ้น

วิธีเขียนหัวเรื่องอีเมลถึงครูด้วยหัวเรื่องที่น่าสนใจ

• หากคุณส่งหรือรับอีเมลเป็นประจำ คุณจะรู้ว่าหากไม่มีหัวเรื่อง จะเป็นการยากที่จะตัดสินเนื้อหา บางครั้งอาจเป็นเพราะงานยุ่งและไม่มีเวลาอ่านอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมาย
• เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ครูข้ามไป คุณควรเขียนหัวข้ออีเมลที่น่าสนใจ เพื่อให้ครูรู้ว่าเนื้อหาหลักคืออะไรและจุดประสงค์ของคุณคืออะไร

ใช้คำทักทายอย่างเป็นทางการ

หลายครั้งที่นักเรียนเริ่มอีเมลด้วยคำว่า “สวัสดี” หรือไม่มีการทักทายเลย เริ่มต้นด้วยการทักทายเสมอ สิ่งนี้เป็นมิตรและสุภาพต่อผู้รับ ตัวอย่างเช่น เริ่มต้นด้วย “Dear Mr. Gonzalez” หรือ “Hi Ms. Smith” หากคุณไม่เคยพบผู้สอนหรือครูมาก่อน (บางทีคุณอาจกำลังพยายามเข้าชั้นเรียนเต็มรูปแบบหรือเปลี่ยนหัวข้อ) ให้เริ่มด้วยคำว่า “เรียน” เสมอ เพราะนี่จะเป็นทางการมากกว่า

• เรียน[ชื่อ] ,
• สวัสดี[ชื่อ] ,
• สวัสดีตอนเช้า[ชื่อ] ,
• สวัสดีตอนเย็น[ชื่อ] ,
• ใช้บรรทัดปิดอย่างเป็นทางการ

ระบุการส่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งในอีเมลฉบับแรกของคุณ “ขอแสดงความนับถือ” เป็นตัวเลือกที่ดีเสมอ “ทั้งหมดดีที่สุด” และ “ขอแสดงความนับถือ” ก็เป็นทางเลือกที่เป็นทางการและเหมาะสมเช่นกัน ใส่คำทักทายและปิดทุกครั้งเพื่อสร้างความประทับใจที่เคารพและสุภาพ

• ขอแสดงความนับถือ[ชื่อของคุณ]
• ขอ แสดงความนับถือ[ชื่อของคุณ]
• ดีที่สุด[ชื่อของคุณ]

ปรับแต่งคำทักทายด้วยชื่อและตรวจการสะกดคำซ้ำ

หากคุณได้รับอีเมลที่มีคำว่า “อรุณสวัสดิ์” หรือ “สวัสดี” ธรรมดาๆ คุณจะรู้สึกว่าอีเมลนั้นได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับคุณหรือไม่ ใส่ชื่อของบุคคลนั้นในคำทักทายเสมอหากคุณส่งให้บุคคลใดบุคคลหนึ่ง ตรวจสอบเว็บไซต์ของโรงเรียน ไดเรกทอรีเจ้าหน้าที่/คณาจารย์ หรือหลักสูตรสำหรับชื่อ หมั่นตรวจสอบการสะกดของชื่อเสมอ ชื่อที่สะกดผิดสามารถสร้างความประทับใจในเชิงลบได้ แสดงให้ผู้สอนเห็นว่าคุณใช้เวลาในการแก้ไขอย่างถูกต้อง

เขียนจดหมายถึงอาจารย์ ผู้สอน

เตือนคุณครูของคุณว่าคุณเป็นใคร?

ครูแต่ละคนสามารถสอนได้หลายชั้นเรียน แต่ละชั้นเรียนมีค่าเฉลี่ยประมาณ 40-50 คน ดังนั้น ครูจึงต้องติดตามนักเรียนจำนวนมาก ดังนั้นคุณต้องเตือนครูของคุณว่าคุณเป็นใครและอยู่ในชั้นเรียนใด

หลีกเลี่ยงการพูดนอกเรื่องในเนื้อหาอีเมล

อย่าคิดว่าครูว่างเสมอ ครูมักยุ่งกับแผนการสอนอยู่เสมอ ดังนั้น คุณต้องหลีกเลี่ยงการเดินเตร่และใช้เวลานานในจดหมาย แต่ให้ตรงประเด็นโดยทิ้งรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้อง ยิ่งการนำเสนอสั้นและกระชับมากเท่าไหร่ก็ยิ่งดีเท่านั้น

พยายามเขียนประโยคให้สมบูรณ์

การเขียนอีเมลหาครูไม่เหมือนกับการส่งข้อความหาเพื่อนหรือโพสต์บน Facebook เมื่อเขียนถึงครู คุณต้องเขียนประโยคที่สมบูรณ์เพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพและความเคารพต่อครูของคุณ

เน้นโทน

เมื่อเขียนอีเมลถึงครู คุณมักจะลืมน้ำเสียงที่คุณต้องการแสดง เมื่อคุณติดต่ออาจารย์ครั้งแรก พยายามรักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ควรใส่อีโมติคอนในอีเมลของคุณ

ขอแบบสุภาพที่สุด

คุณเป็นเชิงรุกและต้องการความช่วยเหลือจากครู ดังนั้นอย่าเรียกร้องและสุภาพมากจนเกินไป กรุณาวางตำแหน่งครูเมื่อนักเรียนถามมากเกินไป ไม่สุภาพ คุณจะรับไหม สิ่งนี้จะทำให้คุณเสียเปรียบเพิ่มเติมเท่านั้น ดังนั้นจงสุภาพและมีไหวพริบเมื่อขอความช่วยเหลือจากครูของคุณ

ใช้ชื่อที่เป็นทางการแล้วทำตาม suite

เว้นแต่ครูหรือผู้สอนของคุณจะระบุว่าสะดวกโดยใช้ชื่อจริง ให้เริ่มแบบเป็นทางการเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับอาจารย์ของวิทยาลัย ให้ความสนใจกับวิธีที่พวกเขาลงชื่อออกจากอีเมล หากพวกเขาลงชื่อกลับว่า “มอลลี่” หรือ “จูลิโอ” คุณสามารถเรียกพวกเขาด้วยชื่อจริงในอีเมลฉบับถัดไปของคุณ (ตามที่พวกเขาเรียกตัวเองด้วยวิธีนี้) หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเรียกชื่อใคร (เช่น “ดร.” “ศาสตราจารย์” “นาง” หรือ “นาย”) ให้ค้นหาอย่างรวดเร็วบนเว็บไซต์ของโรงเรียนของคุณและตรวจสอบหลักสูตร บุคคลนี้ใช้ชื่ออะไรสำหรับตัวเอง?

• “Dear Dr. Morales” แทน “Dear Molly”
• “เรียนคุณจอห์นสัน” แทน “เรียนจูลิโอ”

เขียนใน Microsoft Word ไม่ใช่ในโปรแกรมอีเมล

ร่างอีเมลของคุณในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ ไม่ใช่ในโปรแกรมอีเมล (เช่น อย่าเขียนใน Gmail, Outlook ฯลฯ…) อาจเป็นเรื่องที่น่าอายหากคุณกดส่งโดยไม่ตั้งใจก่อนที่คุณจะเขียนและตรวจทานอีเมลเสร็จ การเขียนในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำทำให้คุณสามารถเรียกใช้การตรวจการสะกดและการตรวจสอบไวยากรณ์ก่อนส่งอีเมล คัดลอกและวางข้อความลงในโปรแกรมอีเมลเมื่อดำเนินการเสร็จ

ให้บริบทสำหรับผู้สอน

โดยเฉพาะในวิทยาลัย อาจารย์ของคุณอาจมีนักเรียนหลายร้อยคน ทำให้ชัดเจนในอีเมลของคุณว่าคุณอยู่ในชั้นเรียนใดและส่วนใด การระบุชั้นเรียนและส่วนที่เฉพาะเจาะจงจะช่วยให้ผู้สอนเข้าใจคำขอของคุณและตอบได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เมื่อพวกเขาต้องรู้ว่าคุณอยู่ในชั้นเรียนอะไร สิ่งนี้จะกินเวลาของพวกเขาและจะทำให้การตอบสนองของพวกเขาล่าช้า ตัวอย่างเช่น “ฉันอยู่ใน SOC 101 ของคุณ ก.ล.ต. คลาส 8 บน MWF เวลา 10.00 – 11.00 น.”

ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ ใช้เครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสม

เมื่อส่งอีเมลถึงครู เป็นการดีที่สุดที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าจุด จุลภาค และการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ถูกต้อง ครูมักจะใส่ใจในประเด็นเหล่านี้ ดังนั้นคุณต้องระมัดระวังเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านรำคาญ

อ่านอีเมลจากมุมมองของครูอีกครั้ง

คิดเกี่ยวกับเนื้อหาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ต้องการอะไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณกระชับจริงๆ คุณคงไม่อยากเล่าเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวมากเกินไปเพราะมันไม่เป็นมืออาชีพ

ลงท้ายอีเมลด้วยคำทักทายที่สุภาพ

หากคุณเริ่มอีเมลอย่างเป็นทางการ ควรปิดท้ายอย่างสุภาพ ใช้วลีเช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ขอบคุณอย่างจริงใจ” ตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคที่มีชื่อเต็มของคุณ

ตรวจสอบอีเมลของคุณอีกครั้งในหนึ่งสัปดาห์

หลังจากส่งอีเมลแล้ว คุณต้องหลีกเลี่ยงการรบกวนคำตอบกับครู อย่างไรก็ตาม หากครูไม่มีการตอบกลับภายใน 1 สัปดาห์ คุณสามารถส่งอีเมลอีกครั้งเพื่อป้องกันไม่ให้ครูได้รับอีเมลของคุณ

ยืนยันการตอบกลับ

เมื่อครูตอบกลับ คุณต้องยืนยันว่าได้รับคำตอบแล้ว แค่ประโยคเดียว “ขอบคุณอาจารย์!” ก็เพียงพอแล้ว คุณยังสามารถเขียนอีเมลที่ยาวขึ้นโดยใช้โครงสร้างเดียวกันเพื่อแสดงความเป็นมืออาชีพ หากปัญหาหรือคำถามของคุณยังไม่ได้รับการแก้ไขอย่างน่าพอใจทางอีเมล คุณสามารถขอพบครูด้วยตนเอง

ตัวอย่างการเขียนอีเมลถึงอาจารย์

Video เขียนอีเมลถึงอาจารย์