วิธีแยกชื่อ นามสกุลใน Excel สำหรับการจัดการข้อมูล
การจัดการข้อมูลเป็นเรื่องที่สำคัญในการทำงานของหลายสายงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการจัดการข้อมูลที่เกี่ยวกับชื่อและนามสกุลของบุคคล การแยกชื่อและนามสกุลเป็นเรื่องที่เป็นไปได้ไม่ยากหากใช้โปรแกรม Excel ให้ลองดูวิธีแยกชื่อ นามสกุลใน Excel เพื่อการจัดการข้อมูลที่มีประโยชน์ในการทำงานของคุณ
1. ฟอร์มแยกชื่อและนามสกุลที่ใช้ใน Excel
ก่อนที่เราจะมาทำการแยกชื่อและนามสกุลด้วย Excel จะต้องใช้ฟอร์มที่เหมาะสมกันก่อน ซึ่งสามารถสร้างโดยใช้ Insert > Form แล้วเลือก Record แต่ละ record จะประกอบด้วยชื่อ นามสกุล อีเมล์ ที่อยู่ และอื่นๆ ซึ่งจะทำให้แยกชื่อและนามสกุลโดยเฉพาะจะง่ายขึ้น
2. การแยกชื่อและนามสกุลแบบแยกจากกัน
หนึ่งในวิธีการแยกชื่อและนามสกุลโดยใช้ Excel คือการแยกชื่อและนามสกุลออกจากกัน โดยเราจะต้องเข้าไปลงรายละเอียดของชื่อและนามสกุลอักษรตั้งแต่ตอนแรกใน Document แล้วใช้ Text to Column ที่อยู่ภายใน Excel เพื่อแยกชื่อกับนามสกุลออกจากกันคั่นแค่ช่องว่างหรือสัญลักษณ์อื่น ๆ เช่น ลูกศร หรือช่องล่าง
3. การแยกชื่อและนามสกุลแบบการบินรวม
วิธีการแยกชื่อและนามสกุลอีกวิธีหนึ่งที่ใช้คือการแยกชื่อและนามสกุลทั้งคู่ออกจากกันในขณะเดียวกันใน Document เดียวกันนี้ เราจะต้องเลือก Name ใน Accordion ทางด้านซ้ายของ Excel และเพิ่ม Two Columns จากนั้นก็เพิ่มแต่ละชื่อและนามสกุลอยู่บรรทัดเดียวกัน สุดท้ายกดวางแยกชื่อและนามสกุลพร้อมกันจะช่วยให้สามารถจัดการข้อมูลได้ง่ายขึ้น
FAQs
1. การแยกชื่อและนามสกุลด้วย Excel ใช้ได้กับข้อมูลประเภทใด?
การแยกชื่อและนามสกุลด้วย Excel สามารถใช้กับข้อมูลประเภทต่าง ๆ ได้ เช่น การจัดการข้อมูลลูกค้า การจัดอันดับชื่อและนามสกุลในที่ทำงาน หรือการจัดการข้อมูลผู้ร่วมงาน
2. วิธีการแยกชื่อและนามสกุลโดยการใช้ Excel ใช้เวลาเท่าไหร่?
เวลาที่จะแยกชื่อและนามสกุลโดยใช้ Excel ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่ต้องการจัดการ ถ้าปริมาณข้อมูลน้อยอาจใช้เวลาไม่ถึง 1 นาที แต่ถ้าปริมาณข้อมูลมากๆ อาจจะต้องใช้เวลานานกว่านั้น
3. การแยกชื่อและนามสกุลด้วย Excel มีข้อเสียอะไรบ้าง?
ข้อเสียหนึ่งของการแยกชื่อและนามสกุลด้วย Excel คืออาจจะไม่มีอยู่บางแหล่งที่เวิร์กโฟล์นล็อกอินหรือสิ่งที่คล้ายกับไฟล์ Excel อาจไม่สามารถเปิดตัวอย่างสมบูรณ์ได้อย่างที่ควรจะเป็น แต่นอกจากนี้ Excel เป็นโปรแกรมที่สามารถใช้งานได้ง่ายมากๆ เมื่อต้องการกระทำการที่มีโครงสร้างแล้ว ละเอียดเท่าที่เป็นไปได้และไม่ต้องการความសั่งเข้าความสามารถทางคอมพิวเตอร์เป็นพิเศษใด ๆ
