ในการใช้งานโปรแกรม Excel นั้น การใช้คำอธิบาย (Description) เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง เพราะช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจได้ว่าข้อมูลในตารางหรือเซลล์นั้นเป็นอะไร และมีประโยชน์อย่างไร ดังนั้น บทความนี้จะมาแนะนำวิธีการใช้งานคำอธิบายใน Excel ให้เข้าใจง่ายๆ
คำอธิบายใน Excel คืออะไร?
คำอธิบายใน Excel หมายถึงใช้ตัวอักษรหรือข้อความบรรยายข้อมูลในแต่ละเซลล์(Cell) ว่าเป็นข้อมูลอะไร และมีประโยชน์ในการใช้งานอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นชื่อสินค้า ราคาสินค้า หรือวันที่ การใช้คำอธิบายนี้จะช่วยให้สามารถเข้าใจได้ง่ายและพร้อมใช้งาน
การใช้งานคำอธิบายใน Excel
1. การเพิ่มคำอธิบายในเซลล์
ในการเพิ่มคำอธิบายในเซลล์ สามารถทำได้โดยการคลิกขวาที่เซลล์ที่ต้องการเพิ่มข้อความแล้วเลือก Insert Comment จากนั้นกรอกข้อความคำอธิบาย และคลิก OK
2. การแสดงคำอธิบายที่แทรกเป็นข้อความในเซลล์
เมื่อเราทำการแทรกคำอธิบายแล้ว เราสามารถให้คำอธิบายแสดงในเซลล์โดยอัตโนมัติได้ ด้วยการเลือกคลิกที่เซลล์ที่เราต้องการแสดงคำอธิบาย จากนั้นให้คลิกที่แท็บ Review และเลือก Show/Hide Comment
3. การจัดซ้อนคำอธิบาย
หากต้องการจัดซ้อนคำอธิบายในเซลล์จะมีวิธีการดังนี้
– ใช้ Enter และ Tab เป็นการย้ายขึ้นบรรทัดใหม่และเว้นวรรค However ถ้านำข้อมูลนี้ไปสู่ภาษาอื่น หรือแบ่งผู้ใช้งานหลายคน การย้ายบรรทัดและเว้นระยะห่างจะทำให้คำอธิบายไม่ชัดเจนพอสมควร
– ใช้ Alt Enter เป็นการเปิดบรรทัดใหม่ทันที และทำให้ข้อความชัดเจนขึ้น แต่จะทำให้การแสดงผลไม่สามารถครอบคลุมขนาดเซลล์ทั้งหมดได้
– ใช้งานแถบ Wrap Text ซึ่งจะรวมขนาดเซลล์เข้าไปพร้อมกับแต่ละตัวอักษร
สรุป
การใช้คำอธิบายใน Excel เป็นสิ่งสำคัญที่แตกต่างจากการจัดหน้า หรือการเพิ่มข้อมูลลงในตาราง อย่างไรก็ตาม การใช้งานคำอธิบายนี้จะทำให้การใช้งาน Excel มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจได้ง่ายขึ้นเวลาต้องการใช้งานข้อมูลในตาราง ดังนั้น หากต้องการใช้งาน Excel ให้สามารถใช้งานคำอธิบายได้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ ให้นำข้อมูลแนะนำดังกล่าวไปใช้ปฏิบัติด้วยความรอบคอบ และใช้การจัดหน้าและสีในการแสดงข้อมูลให้เหมาะสมกับเนื้อหาของตาราง โดยมีการใช้งานคำอธิบายประกอบด้วย คำอธิบายในเซลล์ การแสดงคำอธิบายที่แทรกเป็นข้อความในเซลล์และการจัดซ้อนคำอธิบาย ต่างๆ เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานและแสดงผลได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังช่วยให้กระบวนการใช้งานข้อมูลง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และเหมาะสมกับงานที่ต้องการใช้งานเนื้อหาข้อมูลในตาราง Excel อย่างมีประสิทธิภาพ
